Messen: Treffpunkt für Entscheider

Tausende Menschen strömen täglich über Fachmessen und Verbrauchermessen in Deutschland. Der logistische Aufwand ist wohl den wenigsten Messebesuchern bewusst. Ein Kraftakt für Messeveranstalter und Messebauer – denn die Aufbauphase erfolgt unter einem enormen Zeitdruck.

Zum Messestart müssen die Ausstellerfirmen Ihre Besucher auf einem perfekt arrangierten Messestand begrüßen. Aus gutem Grund, denn der erste Eindruck zählt. Auf Messen sind unzählige Entscheider vor Ort – eine große Chance auf gute Geschäfte ist also greifbar nah.

Doch wie werden Waren und Dienstleistungen am besten präsentiert? Damit Sie zu den Gewinnern auf Messen zählen, sollten Sie die folgenden Punkte dringend beachten.

Vor der Messe:

Die richtige Messe auswählen

Nicht zu vernachlässigen ist die richtige Wahl der Messeveranstaltung. Es klingt fast banal, aber bei hunderten Messeterminen ist es oft eine richtige Herausforderung. Denn je nach Produkt bzw. Dienstleistung kommen nicht nur Messen einer Branche in Frage.

Wenn es Ihnen um einen Überblick geht, ist die Seite des auma sehr hilfreich. Wenn Sie etwas mehr zu den Veranstaltungen und allgemein über das Thema Messen erfahren möchten: Im Messemagazin doopin finden Sie Messetermine und Informationen zu wichtigen Messen in Deutschland.

Regionale Ausrichtung der Messe

Das Spektrum von Messen reicht weit. Von der regionalen Gewerbeschau über Messen mit nationaler Ausrichtung bis hin zu internationalen Messen die Aussteller und Besucher in Europa oder weltweit ansprechen. Je nach Ware und Dienstleistung leitet sich oft schon die Wahl der passenden regionalen Ausrichtung ab.

Auf den deutschen Messeplätzen finden eine ganze Reihe von Weltleitmessen statt. Dazu zählen Messen wie beispielsweise die Hannover Messe, die bauma in München, die InnoTrans in Berlin, die Light+Building in Frankfurt, die Anuga in Köln oder die K in Düsseldorf.

Einen sehr guten Überblick zu den Weltleitmessen in Deutschland finden Sie hier: Weltleitmessen Deutschland (Wikipedia)

Ein guter Standplatz ist die halbe Miete

Eine gute Messeplanung geht bereits bei der Buchung der Standfläche auf der Messe los. Liegt der Standplatz an einem hochfrequentierten Hallengang, werden Ihre Marke und Produkte von deutlich mehr Besuchern wahrgenommen. Es lohnt sich hier etwas mehr zu investieren.

Darüber hinaus ist es in der Regel von Vorteil einen Messestand zu haben, der an möglichst vielen Seiten offen ist. Ein Blockstand oder Kopfstand laden die Interessenten geradezu zum Besuch ein. Ein Eckstand hat immerhin noch zwei offene Seiten, während der Reihenstand recht geschlossen wirkt.

Selbst wenn Sie als Aussteller den Messestand eher geschlossen halten möchten, ist ein Blockstand aus Marketingsicht sehr vorteilhaft. Warum? Weil Sie die Außenflächen für Werbung verwenden können und damit viele Passanten erreichen.

Hotel für den Messeaufenthalt frühzeitig buchen

Im privaten entscheiden sich heute viele für eine Lastminute Buchung bei Hotel und Anreise. Davon ist beim Messeaufenthalt dringend abzuraten. Wer es verpasst sein Hotel frühzeitig zu buchen, für den kann es richtig teuer werden. Häufig sind auch gar keine Zimmer mehr in Messenähe vorhanden.

Man kann natürlich auf etwas weiter entfernte Unterkünfte ausweichen, um günstigere Preise für die Übernachtung zu haben. Denken Sie aber daran, dass Sie jeden morgen im Berufsverkehr den Weg zur Messe auf sich nehmen müssen. Und das vor und nach einem Messetag, der oft 10-12 Stunden geht! Darum: Buchen Sie das Hotel für Ihr Messeteam so früh wie möglich!

Messeauftritt: Zeit nehmen für die Planung

Wer den Auftritt auf einer Messe plant, der sollte sich für die Planung ausreichend Zeit nehmen. Die schnelle und vermeintliche einfache Vergabe der Messebeteiligung an eine Agentur, den Messeveranstalter oder den nächstbesten Messebauer haben meistens ungute Nebeneffekte.

Während StartUps und Erstaussteller auf Messen oft etwas überfordert sind und dann die einfachste Lösung wählen, werden in großen Unternehmen die altbekannten Lieferanten häufig einfach durchgewunken. Natürlich. Das spart Zeit und man hat auch sonst genug Arbeit auf dem Tisch.

Fest steht, dass man mit dieser Vorgehensweise in fast allen Fällen viel Potential verschenkt. Firmen mit strategischem Weitblick überlassen Ihren Messeauftritt nicht dem Zufall. Sie möchten für Ihren finanziellen Aufwand das maximale an Ertrag einfahren.

Messebau: Marketing trifft Handwerk

Ein guter Messestand repräsentiert die Marke der Ausstellerfirma und setzt die Produkte gekonnt in Szene. Gute Beleuchtung, eindrucksvolle Technik und ansprechendes Design sind nur einige Aspekte die zu beachten sind. Messebau ist heute deutlich mehr als nur Messemontage.

Wer sich zeitgemäß auf Messen präsentieren möchte, der braucht nicht nur Messewände, sondern ein schlüssiges Gesamtkonzept für seinen Messestand. Dem Besucher sollte der Messestand, am besten direkt bei betreten der Messehalle, positiv Auffallen und seine Aufmerksamkeit anziehen.

Ausstellerfirmen brauchen für Ihre Messebeteiligung also eine Messebaufirma, die gleichermaßen etwas von Marketing, als auch vom Handwerk versteht.

Messedesign: Mehr als ein schöner Messestand

Ein guter Messeauftritt sorgt für einen guten ersten Eindruck. Doch beim Messedesign geht es nicht nur darum, dass der Messestand schön aussieht. Der Stand muss ein Konzept haben und klug aufgebaut sein.

Die Messebesucher sollen sich wohl fühlen und sich auf der Ausstellungsfläche schnell und intuitiv zurechtfinden. Die Marke muss dabei gut erkennbar sein und Produkte müssen attraktiv präsentiert werden.

Bauweise: Individualbau oder System Messebau

Wenn es um das Messedesign geht, dann spielt die Bauweise eine entscheidende Rolle. Es stellt sich die Frage Individualbau oder System Messebau. Damit geht immer auch die Frage nach den Kosten für den Messestand einher.

Individualbau kostet mehr Geld, aber lässt beim Messedesign keine Wünsche offen. Sie können alles bauen, was die Statik zulässt und den Ausstellungsstand ganz nach Ihren Vorstellungen formen und gestalten. Ansprechendes Design erhält natürlich mehr Aufmerksamkeit auf Messen, weil es die Blicke förmlich anzieht.

Günstiger ist dagegen System Messebau. Messesysteme können vielfach verwendet werden und schlagen daher nicht so zu Buche. Nachteil ist jedoch, dass diese ein vorgegebenes Raster haben und damit individuelle Gestaltung schwierig ist. Doch die Technik wird immer besser und damit auch die Optik.

Wer nur sehr wenig Budget zur Verfügung hat, für den bleiben als billigste Variante einfache Stellwände, die Ihren Messestand zu den Nachbarständen abgrenzen.

So strikt wie es hier klingt ist die Trennung natürlich nicht. Es besteht die Möglichkeit beides zu kombinieren. Man spricht dann von Mischbauweise.

Doppelstock: Mehr Messefläche gewinnen

Über den Dächern zu residieren hat seinen Charme, aber auch seinen Preis. Ein Doppelstock Messestand ist eine teure Angelegenheit. Für einen Doppelstock gibt es im Wesentlichen zwei Gründe.

Entweder möchte man in der Branche zeigen wer man ist und sich im wahrsten Sinne des Wortes abheben oder man bekommt nicht mehr Standfläche vom Veranstalter zugewiesen und baut aus der Not heraus in die Höhe.

Es ist ein Irrglaube, dass man sich Geld spart, wenn man weniger Standfläche bucht und dafür einen Doppelstock Messestand mietet. Günstiger ist es fast immer mehr Standfläche zu buchen und auf dem Boden zu bleiben.

Neben den Kosten für den Messebau mit Doppelstock, gibt es auch vorab einiges zu erledigen hinsichtlich Statik und Genehmigungen. Gerade hier lohnt es sich, einem erfahrenen Messebauer das Vertrauen zu schenken.

Messestand vom Full Service Messebauer

Früher wurde die Messeplanung oft getrennt vom Messebau durchgeführt. Es gab eine Messeagentur, die ein Konzept ausgearbeitet und visualisiert hat. Danach hat der Messebauer einen Messestand anhand der Planung realisiert. Doch diese Vorgehensweise hat nicht selten zu Problemen geführt.

Warum? In vielen Agenturen wurden traumhafte Luftschlösser geplant, die aber in der Praxis nicht tauglich waren. Sei es wegen Sicherheitsvorschriften der Messen oder aus statischen Gründen.

Um teure Fehlplanungen zu vermeiden, setzen heute immer mehr Firmen auf Messestände aus einer Hand. Full Service Messebauer sind sowohl für die Planung, als auch den Bau des Messestandes verantwortlich. Das spart Zeit bei der Abstimmung und reduziert in aller Regel auch die Kosten.

Dein Messestand verbindet

Ein Messeauftritt nach Maß braucht starke Partner. Ob in der Messeplanung oder der Bauphase sind Ausstellerfirmen auf qualifizierte Messebauer angewiesen. Als Bindeglied zwischen Aussteller und Messebaudienstleister agiert Dein Messestand. Hier haben Firmen die Gelegenheit kostenlos Angebote für Messebau zu vergleichen und einen passenden Messebauer zu finden.

Firmen könnten doch auch selbst Angebote einholen, doch die Vorteile von Dein Messestand liegen auf der Hand. Einige wichtige Aspekte finden Sie im Folgenden.

Es wird schnell ein Anbieter gefunden der:

• freie den entsprechenden Messetermin noch Kapazitäten hat
• für die Budgetvorstellungen des Ausstellers einen Messestand realisieren kann
• die gewünschten Designvorstellungen für den Messebau auch umsetzen kann
• der aus der vom Messeaussteller gewünschten Region kommt

Auf Dein-Messestand.com können Sie Angebote für Messestände/Messebau vergleichen.

Messestand mieten oder kaufen

Wer heute eine Suchanfrage bei Google startet mit dem Schlagwort Messestand, der bekommt leider recht fragwürdige Ergebnisse angezeigt. Häufig eine Ansammlung von billigen Druckprodukten zum Kauf. Also Faltdisplays und mobile Messestände.

Das dient wohl eher eignen Interessen, weil man mit Werbung und Shopping rund um das Thema Kaufstand mehr Geld verdienen kann. Mit der Wirklichkeit auf Messen hat das wenig zu tun. Warum möchten wir gerne etwas näher erörtern.

Zu solchen Messeständen können Sie greifen, wenn Sie einen Event veranstalten, Promotions durchführen oder an einem Kongress teilnehmen – auf einer Fachmesse werden Sie sich damit gründlich blamieren.

Es geht darum einen wertigen Eindruck zu vermitteln und dazu gehört ein hochwertiger Messestand. Der Kauf ist hier nur bei wenigen Ausnahmen zu empfehlen, da man sich damit sehr einschränkt und in Summe oft mehr bezahlt.

Unser Rat ist daher: Messestand mieten! Wenn Sie sich für einen Messestand zur Miete entscheiden, bleiben Sie was die Größe und Form der Standfläche, den Standtyp und das Design angeht flexibel. Außerdem ist dann die Lagerung nicht Ihr Problem, sondern Angelegenheit der Messebaufirma.

Messelogistik: Transport von Exponaten

Wohl dem, der einen Service vorstellt und dazu nur einen Laptop unter den Arm klemmen muss. Viele Aussteller stellen jedoch auch Produkte aus, die in Gewicht, Größe und Form eine echte Herausforderung darstellen können.

Wer dies rechtzeitig im Vorfeld abklärt, kann ggf. ein Arrangement mit dem Messebauer treffen. Denn der Messestand muss zur Messe und wenn noch Platz frei ist, dann ist dieser häufig gegen einen günstigen Preis bereit auch noch Exponate des Ausstellers mitzutransportieren.

Klären Sie das aber unbedingt vorher ab. Hier geht es nicht nur um Planung des Transportes, sondern auch um Themen wie Haftung. Denn es könnte ein Schaden auftreten und dann muss klar sein, wer dafür haftet. Eine Versicherung der Fracht ist hier sehr ratsam.

Bei komplizierten und aufwendigen Transporten kommen in der Regel die großen Logistikdienstleister wie DB Schenker oder Kühne + Nagel ins Spiel. Diese haben häufig Niederlassungen direkt am Messeplatz, kennen die Rahmenbedingungen der Messen und Vorgaben der Messeveranstalter.

Während der Messe:

Service am Messestand: Messehostess / Promoter

Die Hallengänge sind prall gefüllt – das ist gut. Doch das bedeutet noch nicht automatisch, dass die Besucher auch den Weg an Ihren Messestand finden. Mit einer Hostess oder einem Promoter können Sie aktiv auf die Menschen zugehen und das Eis brechen. Es lohnt sich, denn viele Menschen haben Interesse, aber eine Hemmschwelle den Stand zu betreten.

Noch weiter können Sie gehen, indem Sie Messehostessen oder Promoter mit Werbemitteln über die Messe gehen lassen. Diese können dann kleine Geschenke oder Infos verteilen. Aber denken Sie daran, dies beim Messeveranstalter anzumelden – denn hierfür fällt bei nahezu allen Messen eine Gebühr an.

Kunden verwöhnen: Catering am Messestand

Messebesucher eilen oft von einem Messestand zum nächsten und haben kaum Gelegenheit zum Essen oder Trinken. Die Angebote auf der Messe sind oft horrend teuer. Nicht selten kommt schon eine Tasse Kaffee auf 5 Euro. Mit einem kleinen Snack und einem Getränk zum Erfrischen können Sie also punkten.

Doch nicht nur für die Besucher am Stand ist Catering ein Thema. Es empfiehlt sich als Unternehmen auch für die Mitarbeiter am Messestand Snacks und Getränke bereitzuhalten. Denn eine kleine Stärkung zwischendurch hebt die Laune und ein gut gelauntes Messeteam leistet bessere Arbeit bei der Kundenakquise und Kundenbetreuung.

Afterfair-Party: Basis für lockere Gespräche

Geht es während des Messetages oft sehr förmlich und geschäftig zu, entscheiden sich kluge Aussteller vermehrt dazu, in der letzten Stunde des Messetages zur „Afterfair-Party“ zu laden. Besucher werden also sozusagen zum Feierabend Bier am Messestand des Ausstellers eingeladen und das hat einen echten Vorteil.

Bei einem Drink fällt der Stress des Tages ab und man kann in lockerer Atmosphäre plaudern. Es gibt wohl keinen einfacheren und besseren Weg, eine Vertrautheit und persönliche Bindung zu Kunden aufzubauen. Die Kosten sind zudem überschaubar.

Aber Vorsicht: Schlagen Sie nicht über die Stränge. Es gibt hier Grenzen die man nicht überschreiten sollte, sonst kann die Kundenbeziehung auch Schaden nehmen.

Sauberkeit am Messestand: Standreinigung

Machen Sie auf der Messe nicht nur am ersten Tag einen guten Eindruck. Nachdem hunderte Menschen Ihren Messestand besucht haben, kann dieser dringen eine Reinigung vertragen. Dazu gehört natürlich das Saugen des Bodens, aber das alleine reicht noch nicht aus.

Besonders Stände mit Bildschirmen, Touchdisplays oder Glasvitrinen bedürfen einer besonderen Pflege. Es ist sogar ratsam jemanden am Stand zu haben, der auch während des Messetages immer einen Blick auf die Sauberkeit der Produkte hat!

Unser Tipp: Ein sehr heller Messeboden will gut überlegt sein – wir raten davon ab. Jeder Messebesucher hinterlässt Spuren und das kann schnell sehr unschön aussehen.

Nach der Messe:

Erfolg auf Messen: After-Fair-Management

Der Messeauftritt hat alle Erwartungen erfüllt oder sogar übertroffen. Die Besucher sind auf den Messestand geströmt. Tolle Kontakte am Messestand und aussichtsreiche Gespräche. Ganz so wie es sein soll. Doch das ist nur ein Etappenziel.

Wer Erfolg auf Messen möchte, der braucht ein gutes After-Fair-Management. Ohne eine akribische Nachbearbeitung und Kontaktpflege werden aus guten Gesprächen oft keine Aufträge.

Viele Firmen stellen kurz vor der Ziellinie das Laufen ein und verpassen es die Medaille abzusahnen. Also bleiben Sie nach der Messe am Ball und fahren Sie Ihre Ernte ein!

Mediale Begleitung zum Messeauftritt

Bei einem nachhaltigen Marketingkonzept ist die Wirkung des Messeauftritts keineswegs am letzten Messetag vorbei. Über soziale Medien können Sie noch lange von Ihrer Messebeteiligung profitieren.

Mit Fotos und Videos zu Ihrer Firma, einem Produkt oder einer Dienstleistung können Sie sich bei Menschen in Erinnerung rufen, die Ihren Messestand besucht haben. Sie werden über Suchmaschinen wie Google oder soziale Medien wie Facebook, Instagram oder Youtube auch von Personen gefunden die nicht auf der Messe waren. Dabei erreichen Sie auch exakt Ihre Zielgruppe.

Bei Anbietern wie Messe.TV können Sie sowohl die Videoproduktion für ein Messevideo, als auch die Betreuung von Kampagnen in sozialen Medien in Auftrag geben.

Tipp: Ein Messevideo ist auch sehr gut geeignet, um sich nach der Messe bei den Besuchern am Messestand in Erinnerung zu rufen. Dazu können Sie einfach in der E-Mail zur Kontaktaufnahme einen Link zum Video mitsenden. Bilder haben weit mehr Strahlkraft als Worte.

Kalkulation für den Messeauftritt

Die Kosten für eine Messe sind bei sorgfältiger Angebotsplanung leicht zu erheben. Was kostet der Messestand, das Messeteam, die Übernachtungen, An- und Abreise, etc. – das lässt sich schnell addieren. Doch die Summe der Zahlen auf den Nutzen und das Folgegeschäft umzulegen ist nahezu unmöglich.

Bei der Kalkulation für den Messeauftritt kommen verschiedene Faktoren zum Tragen und das macht es nicht ganz einfach. Die Beteiligung an einer Messe ist eine direkte Basis für Geschäftsabschlüsse, die man relativ einfach erfassen kann, wenn man strukturiert arbeitet. Doch auch die Markenbekanntheit und die Wahrnehmung ist ein Aspekt der wichtig ist.

Wer gute Pressearbeit leistet und auch die Chancen digitaler Medien nutzt, erreicht enorm viele Menschen. Weit über die Anzahl der Messebesucher vor Ort hinaus. Aus der Messepräsenz leitet sich also ein Gesamtwert des Messeauftritts für das Unternehmen ab. Diesen kann man wie erörtert nur bedingt benennen.

Fakt ist: Messen sind die perfekte Gelegenheit, zielgerichtet persönliche Kontakte zu knüpfen, aufzubauen und zu pflegen. Sie präsentieren sich auf Messen jedoch in unmittelbarer Nähe zu Ihrer Konkurrenz. Darum muss Ihr Auftritt überzeugen. Diese Tatsache sollten Sie bei der Festlegung des Messebudgets nie aus den Augen verlieren.